Recupera el control de tus procesos internos
Mejora el ritmo de trabajo de tu empresa disminuyendo el tiempo perdido en revisiones, aprobaciones y búsquedas.
Un software de agilización de procesos documentales
Gestiona y centraliza distintos documentos adaptados a tu estilo de trabajo en una sola plataforma sin necesidad de papel y con flujos personalizados.
Revisa
Aprueba o rechaza los documentos asociados a tus procesos.
Supervisa
Asigna revisores y verifica el avance del documento.
Personaliza
Moldea los procesos de revisión respecto a tus necesidades y conveniencias.
Usar Rapidocs es fácil
- Crea el proceso
- Define el nombre de tu proceso, las etapas de revisión y los miembros del equipo que estarán involucrados
- Inicia la revisión
- Sube el documento que será revisado por los miembros asignados al proceso
- Revisa los documentos
- Aprueba para que el documento siga en proceso, o rechaza con un comentario para comenzar nuevamente, corrigiendo los problemas encontrados
Acelera tus procesos de negocio
Rapidocs ya cuenta con soporte para llevar a cabo procesos de negocios simples, algunos de estos procesos son:
Propuestas comerciales a clientes
Procesos de contratación
Generación de bases de licitación
Rendiciones de gastos
Recepción de envíos
Proximamente estará disponible la vista de documentos para que encontrarlos sea más fácil que encontrar un mail.
Preguntas frecuentes
¿Qué es una aplicación de control documental?
Una aplicación de control documental te permite llevar el control de tus documentos a través de procesos.
Por ejemplo, si tu empresa hace muchas propuestas, es posible que cuando se escriba la propuesta necesites que un especialista técnico revise la coherencia de la propuesta. Si al especialista le hace sentido, luego alguien del área comercial quiere revisar que la propuesta hace sentido desde el punto de vista del precio. Finalmente, el gerente quiere revisar si la propuesta le hace sentido a la empresa.
Con una herramienta documental puedes definir esos tres pasos: técnico, comercial y revisión final, en donde cada uno recibe el documento en el momento que corresponde, tiene claras lo que debe revisar y pone su visto bueno o rechaza el documento.
¿Cómo puedo adaptar Rapidocs a mi empresa?
Rapidocs es una plataforma generalizada en cuento a procesos, pero muy enfocada en solo trabajar procesos y documentos.
Primero, debes definir los roles que existen en tu empresa, seguramente los roles serán iguales a los cargos. Luego al crear los procesos, defines etapas, en ellas dices qué se debe hacer, cuál es la expectativa, quiénes pueden hacer la revisión y cuántos vistos buenos se requieren. Adicionalmente, puedes sumar más archivos en el proceso.
¿Dónde quedan los archivos que subo?
Los archivos que subes quedan guardados en la nube, disponibles solo para tu empresa.
Todos los archivos están relacionados con un proceso, así que ahora los puedes buscar por el proceso en que se adjuntaron. La ventaja es que sabes exactamente cuál es el documento final porque buscas en el proceso que fue completado.
Tengo una nube privada, ¿puedo guardar los archivos ahí?
Por el momento, Rapidocs archiva todos los documentos en su propia nube.
Proximamente se harán integraciones para que los archivos puedan quedar en tu propio sistema de almacenamiento
¿Que ventajas tiene Rapidocs por sobre Sharepoint o Trello?
Ambas son excelente herramientas generalistas, pero requieren mucho trabajo de automatización que no siempre va enfocado en la gestión documental. En trello, por ejemplo, se pueden pasar de estado las tarjetas sin haber cumplido con los requisitos, lo que puede ser detrimental al momento de querer cumplir con un proceso limpio y completo.
Rapidocs está disponible para early adopters
Nos gusta construir un software que sea útil para todos, te invitamos a ser parte de los primeros usuarios a un precio preferencial y participar en el proceso de desarrollo de la herramienta.
La subscripción early adopter tiene un costo de CLP 40.000 y es válido por un año.